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PROCEDIMIENTO |
| Realización del Boletín de Prensa |
| Versión 4 |
| Código PSI-SAM-PR-002 |
| Proceso
Servicios Administrativos
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Estado Vigente |
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| 1. OBJETIVO |
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Enterar a la ciudadanía, a la comunidad en general, gremios y medios de comunicación de Manizales de las actividades de la administración municipal, ejecución del Programa de Gobierno, del Plan de Desarrollo, obras, eventos, acciones, campañas y respuesta a peticiones generales de los ciudadanos y grupos sociales. El boletín de prensa y la información diaria está disponible además en el Centro de Información de la Alcaldía de Manizales. https:/centrodeinformacion.manizales.gov.co/ acompañado de fotos, videos, audios, para fortalecer el texto de la información socializada. |
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| 4. CONDICIONES GENERALES |
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La Unidad de Divulgación y Prensa adelanta un trabajo conjunto, se dividen y asignan funciones de los comunicadores y periodistas por secretarias de despacho, entidades e institutos descentralizados. Además hay áreas en el grupo de comunicaciones para el manejo de las herramientas de apoyo; televisión, radio, comunicación digital, redes sociales institucionales y comunicación organizacional interna y externa. Grupos de trabajo conformados por periodistas que se encargan del cubrimiento de las actividades diarias, camarógrafos, fotógrafos, editores digitales, community manager y personal de apoyo, entre otros. |
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| 6. DOCUMENTACIÓN EXTERNA RELACIONADA |
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| QUÉ SE HACE |
QUIÉN LO HACE |
REGISTRO |
CÓMO LO HACE |
| Obtención, selección, procesamiento y redacción de la información que va a ser incluida en el Boletín de Prensa diario |
- Contratista |
La información se envía por correos electrónicos, grupos de whatsapp de periodistas, redes sociales de la administración municipal. Se incluye en el Centro de Información- Alcaldía de Manizales.
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Los periodistas reciben la información incluida en el boletín de prensa de los superiores o persona líder del proceso en cada secretaria de despacho, entidad o instituto descentralizado, de externos que participan en el evento o actividad comunitaria y social. Además de la información de Comités Estratégicos, Consejos de Gobierno o reuniones extraordinarias. Dicha información puede ser solicitada o es enviada por los funcionarios según las actividades que van surgiendo cada día. Información que es recibida en: Visitas a las diferentes dependencias, por correo electrónico y chat, documentos físicos y/o virtuales, y protagonistas del suceso o hecho que se está narrando. |
| Redactar las noticias y hacer el Boletín de Prensa y enviarlo al periodista encargado de su respectiva revisión y autorizar su publicación |
- Contratista |
Carpeta compartida - Documento: noticias, textos escritos, videos, audios, y fotografías
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Los comunicadores de la Unidad de Divulgación y Prensa redactan las notas, a las cuales adjuntan fotos, audios y videos. Posteriormente envían dicho material al periodista encargado, de la revisión general quien a su vez con la directora de la Unidad de Divulgación y Prensa lo envían a los encargados de socializarlos con los medios de comunicación por correos electrónicos , grupos de whatsapp de periodistas y herramientas digitales |
| Revisar las noticias, videos, audios, fotografías y material que se va a enviar a los medios de comunicación, redes sociales, páginas web, entre otros que integran el Boletín de Prensa |
- Contratista |
Boletín de Prensa, material audiovisual, audios, fotografías, entre otras
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Es el encargado de verificar la ortografía, redacción final, y claridad contextual. |
| Incluir el Encabezado y el contenido al Boletín de Prensa |
- Contratista |
Boletín de Prensa
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En la plantilla del Boletín de prensa, se incluye el encabezado, que siempre debe llevar la siguiente información:
- Ciudad y fecha - Número del Boletín - Unidad de Divulgación y Prensa - Alcaldía de Manizales
- titular de la noticia -Párrafos y redacción en orden de importancia según la prioridad e incidencia de lo que se está narrando o contando. |
| Enviar el Boletín de Prensa con fotos, videos y audios a revisión general |
- Contratista |
Correo electrónico
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Se debe enviar al boletín completo al encargado de esa labor en la Unidad de Divulgación y Prensa con el fin de que sea aprobado y se le hagan los ajustes del caso |
| Revisar la forma y el contenido general del Boletín de Prensa y autorizar su publicación |
- LIDER DE PROGRAMA |
Correo electrónico
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El Líder de la Unidad de Divulgación y Prensa, hace una revisión general del Boletín, videos, audios y fotos, del contenido y la presentación, verificando el orden y la redacción de las noticias e indicando correcciones o modificaciones y autoriza su publicación final |
| Enviar el Boletín de Prensa a los diferentes grupos |
- Contratista |
Correos electrónicos
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Se envía del Boletín de Prensa y el material adjunto a través de copia oculta (cco) a los siguientes grupos: Periodistas, medios de comunicación, redes sociales, Centro de Información-Alcaldía de Manizales |
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| LISTA DE VERSIONES |
| VERSIÓN |
FECHA |
RAZÓN DE LA ACTUALIZACIÓN |
3 |
06/Abr/2016 |
- Eliminar la división de los Periodistas a través de los comités. - Suprimir el paso "Incluir agradecimientos por la difusión del Boletín de Prensa". - Cambiar los grupos a los cuales es enviado el Boletín de Prensa. |
4 |
07/Dic/2022 |
- Consolidar una estrategia de comunicación interna y externa que lleve a óptimos resultados. -Ampliar funciones y responsabilidades. -Sumar a las nuevas dinámicas de la comunicación organizacional externa de la mano de la tecnología, la virtualidad y la informática. - Ampliar los grupos a los cuales es enviado el Boletín de Prensa y la información diaria de interés para los grupos sociales externos e internos. |
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ELABORÓ |
REVISÓ |
APROBÓ |
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| Nombre: |
Diego Fernando Arias Aguirre |
| Cargo: |
Ninguno |
| Fecha: |
07/Dic/2022 |
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| Nombre: |
Juan David Londoño Giraldo |
| Cargo: |
Profesional Universitario |
| Fecha: |
07/Dic/2022 |
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| Nombre: |
Olga Lucia Acosta Orozco |
| Cargo: |
Profesional Universitario |
| Fecha: |
07/Dic/2022 |
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| Nombre: |
Diana Patricia Gallego Blandon |
| Cargo: |
Líder de Programa |
| Fecha: |
15/Dic/2022 |
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