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PROCEDIMIENTO
Realización del Boletín de Prensa
Versión 4
Código PSI-SAM-PR-002
Proceso Servicios Administrativos Estado Vigente
1. OBJETIVO
Enterar a la ciudadanía, a la comunidad en general, gremios y medios de comunicación de Manizales de las actividades de la administración municipal, ejecución del Programa de Gobierno, del Plan de Desarrollo, obras, eventos, acciones, campañas y respuesta a peticiones generales de los ciudadanos y grupos sociales. El boletín de prensa y la información diaria está disponible además en el Centro de Información de la Alcaldía de Manizales. https:/centrodeinformacion.manizales.gov.co/ acompañado de fotos, videos, audios, para fortalecer el texto de la información socializada. 
2. ALCANCE
Se parte de definir la información diaria que se envía en seis boletines de prensa, y al final del día la información más relevante y de mayor incidencia. Cada boletín de prensa además del texto, va acompañada de fotos, videos y audios de quienes sustentan o explican la información que se difunde como información institucional. 
3. RESPONSABLE
LIDER DE PROGRAMA
4. CONDICIONES GENERALES
La Unidad de Divulgación y Prensa adelanta un trabajo conjunto, se dividen y asignan funciones de los comunicadores y periodistas por secretarias de despacho, entidades e institutos descentralizados. Además hay áreas en el grupo de comunicaciones para el manejo de las herramientas de apoyo; televisión, radio, comunicación digital, redes sociales institucionales y comunicación organizacional interna y externa. Grupos de trabajo conformados por periodistas que se encargan del cubrimiento de las actividades diarias, camarógrafos, fotógrafos, editores digitales, community manager y personal de apoyo, entre otros. 
5. DEFINICIONES
5.1. BOLETÍN: Es una publicación informativa distribuida de forma regular, generalmente centrada en temas particulares  
6. DOCUMENTACIÓN EXTERNA RELACIONADA

N/A
7. DESARROLLO
QUÉ SE HACE QUIÉN LO HACE REGISTRO CÓMO LO HACE
Obtención, selección, procesamiento y redacción de la información que va a ser incluida en el Boletín de Prensa diario  - Contratista 
La información se envía por correos electrónicos, grupos de whatsapp de periodistas, redes sociales de la administración municipal. Se incluye en el Centro de Información- Alcaldía de Manizales.  
Los periodistas reciben la información incluida en el boletín de prensa de los superiores o persona líder del proceso en cada secretaria de despacho, entidad o instituto descentralizado, de externos que participan en el evento o actividad comunitaria y social.
Además de la información de Comités Estratégicos, Consejos de Gobierno o reuniones extraordinarias.
Dicha información puede ser solicitada o es enviada por los funcionarios según las actividades que van surgiendo cada día. Información que es recibida en: Visitas a las diferentes dependencias, por correo electrónico y chat, documentos físicos y/o virtuales, y protagonistas del suceso o hecho que se está narrando.  
Redactar las noticias y hacer el Boletín de Prensa y enviarlo al periodista encargado de su respectiva revisión y autorizar su publicación   - Contratista 
Carpeta compartida - Documento: noticias, textos escritos, videos, audios, y fotografías 
Los comunicadores de la Unidad de Divulgación y Prensa redactan las notas, a las cuales adjuntan fotos, audios y videos. Posteriormente envían dicho material al periodista encargado, de la revisión general quien a su vez con la directora de la Unidad de Divulgación y Prensa lo envían a los encargados de socializarlos con los medios de comunicación por correos electrónicos , grupos de whatsapp de periodistas y herramientas digitales 
Revisar las noticias, videos, audios, fotografías y material que se va a enviar a los medios de comunicación, redes sociales, páginas web, entre otros que integran el Boletín de Prensa   - Contratista 
Boletín de Prensa, material audiovisual, audios, fotografías, entre otras 
Es el encargado de verificar la ortografía, redacción final, y claridad contextual. 
Incluir el Encabezado y el contenido al Boletín de Prensa   - Contratista 
Boletín de Prensa  
En la plantilla del Boletín de prensa, se incluye el encabezado, que siempre debe llevar la siguiente información:

- Ciudad y fecha
- Número del Boletín
- Unidad de Divulgación y Prensa
- Alcaldía de Manizales

- titular de la noticia
-Párrafos y redacción en orden de importancia según la prioridad e incidencia de lo que se está narrando o contando.
 
Enviar el Boletín de Prensa con fotos, videos y audios a revisión general   - Contratista 
Correo electrónico  
Se debe enviar al boletín completo al encargado de esa labor en la Unidad de Divulgación y Prensa con el fin de que sea aprobado y se le hagan los ajustes del caso  
Revisar la forma y el contenido general del Boletín de Prensa y autorizar su publicación  - LIDER DE PROGRAMA 
Correo electrónico  
El Líder de la Unidad de Divulgación y Prensa, hace una revisión general del Boletín, videos, audios y fotos, del contenido y la presentación, verificando el orden y la redacción de las noticias e indicando correcciones o modificaciones y autoriza su publicación final  
Enviar el Boletín de Prensa a los diferentes grupos   - Contratista 
Correos electrónicos  
Se envía del Boletín de Prensa y el material adjunto a través de copia oculta (cco) a los siguientes grupos: Periodistas, medios de comunicación, redes sociales, Centro de Información-Alcaldía de Manizales  
8. CONTENIDO
LISTA DE VERSIONES
VERSIÓN FECHA RAZÓN DE LA ACTUALIZACIÓN
3
06/Abr/2016 
- Eliminar la división de los Periodistas a través de los comités.
- Suprimir el paso "Incluir agradecimientos por la difusión del Boletín de Prensa".
- Cambiar los grupos a los cuales es enviado el Boletín de Prensa.
4
07/Dic/2022 
- Consolidar una estrategia de comunicación interna y externa que lleve a óptimos resultados.
-Ampliar funciones y responsabilidades.
-Sumar a las nuevas dinámicas de la comunicación organizacional externa de la mano de la tecnología, la virtualidad y la informática.
- Ampliar los grupos a los cuales es enviado el Boletín de Prensa y la información diaria de interés para los grupos sociales externos e internos.
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
 
Nombre: Diego Fernando Arias Aguirre
Cargo: Ninguno
Fecha: 07/Dic/2022
 
Nombre: Juan David Londoño Giraldo
Cargo: Profesional Universitario
Fecha: 07/Dic/2022

 
Nombre: Olga Lucia Acosta Orozco
Cargo: Profesional Universitario
Fecha: 07/Dic/2022

 
Nombre: Diana Patricia Gallego Blandon
Cargo: Líder de Programa
Fecha: 15/Dic/2022